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关于2018年文件材料归档的通知

发布者:党委宣传部发布时间:2019-03-06浏览次数:219

各部门:

2018年形成的文件材料归档工作已经开始,请配合按以下方式进行归档:

1、请对照已细化至各部门的《档案归档范围与保管期限表》(附件3)归档,并按要求填写文件材料移交目录。于312前先将移交目录(电子版)发至院办档案室邮箱,后经移交人、移交部门负责人签字,于315前将移交目录(纸质版)与归档文件材料一并移交档案室。

院办档案室邮箱:1029279209@电话:68172790

2、移交时,交接对方对照移交目录,当场逐件清点。档案室验收确认后办理交接手续。移交目录交接双方各存1份。

3、归档文件应为原件,若为复印件,需每一页盖章后归档(比如打印出来的毕业名册等)。毕业名册除归档纸质版外,电子版须同时归档。

4、声像档案如照片、视频、文件电子版等移交时,须在移交目录文件名中注明事件名称、时间、参与的重要人物姓名等信息。实物档案移交时,须注明物品名称、赠予方、时间、活动名称等信息。

5、尤其注意凡是需要上报的报表、重要项目的申请表和建设方案、任务书等文件材料,原件须盖章留底归档。

6、统计页数时,请用铅笔在各份下角标注页码(含正文、附件、拟稿纸、阅文单等在内,凡有字的均算作1页)。

7、各部门兼职档案员名单请各部门一并填写后报至档案室。

感谢您的配合!

  

附件:1、文件材料移交目录(空白表).xls

    2、文件材料移交目录(填写参考模版).xls

    3、档案归档范围与保管期限(已备注涉及部门).doc

    4、各部门兼职档案员报送表格.xls


院办档案室   

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